PERJALANAN BISNIS
A. PENGERTIAN PERJALANAN BISNIS
Perjalanan
bisnis adalah perjalanan kesuatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh
perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas
dalam jangka waktu tertentu.
Perjalanan
bisnis perlu dipersiapkan dengan sebaik mungkin oleh administrasi kantor atau
sekretaris, sebagai asisten impinan perusahaan yang mempunyai tugas untuk
mengurus keperluan pimpinan, mulai dari keberangkatannya sampai kepulangannya.
Untuk
dapat mempersiapkan perjalanan bisnis, seorang administrasi kantor atau
sekretaris harus mempunyai pengetahuan dan keterampilan tentang semua hal yang
berkaitan dengan pengaturan perjalanan bisnis secara cermat, teliti dan rapih,
sehingga selama perjalanan bisnis tidak akan menemui kendala yang berarti.
B. MACAM-MACAM PERJALANAN BISNIS
Ditinjau
dari segi wilayah Negara tujuan, perjalanan bisnis dibedakan menjadi dua macam,
yaitu :
1.
Perjalanan
bisnis dalam negeri
a.
Perjalanan
bisnis antarkota dalam satu provinsi
b.
Perjalanan
bisnis antarprovinsi
2.
Perjalanan
bisnis luar negeri atau atau perjalanan antarnegara
C. TUJUAN PERJALANAN BISNIS
Ada beberapa tujuan dari perjalanan bisnis, antara lain :
1.
Perjalanan
bisnis untuk mengikuti tender proyek. Pimpinan harus memahami persyaratan dan
mekanisme tender yang diadakan. Hal yang perlu dipersiapkan dalam perjalanan
bisnis ini adalah proposal Surat Penawaran Harga (SPH) yang berisi persyaratan
teknis dan persyaratan administrasi serta company profile.
2.
Perjalanan
bisnis untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan
kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain. Hal yang perlu dipersiapkan
oleh pimpinan antara lalin adalah materi kerja sama yang berisi tujuan kerja
sama, bentuk kerja sama, dan mekanisme pembagian keuntungan (profit sharing).
3.
Perjalanan
bisnis untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional.Hal yang perlu
dipersiapkan oleh pimpinan adalah mempelajari materi rapat atau makalah seminar
secara cermat yang biasanya sudah ditentukan dan terlampir dalam undangan
seminar.
4.
Perjalanan
bisnis untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Pimpinan harus memahami
hak dan kewajiban pemegang saham dan mempersiapkan materi yang sudah diterima
oleh para pemegang saham.
5.
Perjalanan
bisnis untuk melakukan pembukaan kantor atau perusahaan cabang.Hal yang perlu
dipersiapkan adalah company profile untuk keperluan pembuatan akta notaris
pendirian cabang perusahaan, serta orang yang akan dipersiapkan sebagai
pemimpinan cabang.
6.
Perjalanan
bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan diklat.
Pimpinan harus mempersiapkan buku-buku referensi dan makalah
diklat.
7.
Perjalanan
bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke Negara lain.Pimpinan
harus dapat merumuskan dengan jelas apa yang menjadi tujuan dan sasaran atas
kunjungan tersebut.
D. TATA CARA PELAKSANAAN PERJALANAN
BISNIS
Ada tiga cara yang dapat dilakukan
untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan
perjalanan bisnis, yaitu :
1.
In
House Travelling Department (Divisi Perjalanan)
In House Travelling Department yaitu
divisi atau bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada
suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus
tiket dan hotel dimana pimpinan akan mengiap, serta keuangan dan pembiayaan
selama perjalanan bisnis. Meskipun ada divisi perjalanan yang mengurus
perjalanan pimpinan, administrasi kantor atau sekretaris tetap perlu
mempersiapkan dokumen lainnya, seperti makalah atau buku referensi yang
diperlukan, lalu menyimpannya dalam satu map, dan membuat jadwal perjalanan
atau daftar acara kegiatan ( itinerary ) untuk setiap kegiatan perjalanan
pimpinan.
2.
Travel
Bureau ( Biro Perjalanan )
Saat ini sebagian perusahaan
menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis karena
lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Dalam hal ini, administrasi
kantor atau sekretaris harus memilih biro perjalanan yang dapat dipercaya.
3.
Administrasi
Kantor atau sekretaris
Apabila pimpinan kantor sendiri yang
meminta administrasi Kantor atau sekretaris sendiri yang mempersiapkan
perjalanan bisnisnya, maka Administrasi Kantor atau sekretaris harus segera
mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis
pimpinannya, seperti semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket,
dan hotel yang disukai pimpinan. Agar persiapan perjalan bisnis dapat
dipertanggungjawabkan, seorang administrasi Kantor atau sekretaris harus selalu
berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta masukan atau petunjuk dari staf yang
sudah berpengalaman dalam menangani kegiatan perjalanan bisnis.
E. PERSIAPAN PERJALANAN BISNIS
Agar perjalanan bisnis pimpinan
dapat berjalan lancar sesuai dengan yang diharapkan, administrasi Kantor atau
sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan ketika mempersiapkan
semua hal yang diperlukan dalam perjalanan bisnis. Persiapan perjalanan bisnis
pimpinan meliputi :
1.
Persiapan
rencana perjalanan bisnis
Dalam merencanakan perjalanan bisnis, administrasi kantor
atau sekretaris harus segera mengumpulkan informasi perjalanan (travelling
information) secara lengkap mengenai peraturan perjalanan bisnis di perusahaan
tersebut. Informasi yang perlu dikumpulkan tersebut, antara lain :
a.
Siapa
yang akan bertanggung jawab atas perjalanan bisnis.
b.
Tujuan
utama perjalanan bisnis pimpinan.
c.
Waktu
atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan bisnis yang meliputi
keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.
d.
Prosedur
tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai, apakah pimpinan mempunyai
pilihan menggunakan kelas utama atau kelas ekonomi serta jenis hotel yang
dikehendaki.
e.
Jumlah
uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.
f.
Cara
pemesanan (reservation) tentang tiket pesawat dan hotel. Ada beberapa informasi
yang harus diketahui oleh administrasi kantor atau sekretaris tentang tiket,
yaitu sebagai berikut :
1)
Pembelian
tiket
Jika perjalanan bisnis pimpinan dilaksanakan oleh
administrasi kantor atau sekretaris, pembelian tiket dapat langsung dibayarkan
di loket airlines (perusahaan maskapai penerbangan), tetapi jika pemesanan
dilakukan melalui jasa biro perjalanan, biaya tiket sudah termasuk juga seluruh
biaya, termasuk biaya (fee) untuk biro tersebut atau tiket dapat dipesan
melalui website dan pembayarannya dilakukan melalui kartu kredit.
2)
Recorfirmation
Recorfimation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan
kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan
airlines (perusahaan maskapai penerbangan) tersebut.
3)
Shuttle
flights
Shuttle flights yaitu penerbangan pulang pergi dalam suatu
Negara. Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat
reservation (pemesanan). Tiket dapat langsung dibeli di airport (bandara)
dengan uang tunai atau dengan kartu kredit.
4)
Perubahan
pemesanan
Apabila rencana perjalanan bisnis mengalami perubahan
sebagian atau seluruhnya, maka administrasi kantor atau sekretaris harus segera
menghubungi pihak airlines untuk menginformasikan adanya perubahan pemesanan.
5)
Open
return
Open return yaitu tiket yang dipakai untuk perjalanan, namun
belum diketahui pasti kapan akan kembali.
6)
Redeeming
tickets
Redeeming tickets yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah
dibeli dan mendapattkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.
7)
Costoms
regulations (peraturan kepabeanan).
Sebelum berpergian keluar negeri. Administrasi kantor atau
sekretaris harus mencari tau tentang peraturan kepabeanan/bea cukai dari Negara
yang akan dikunjungi oleh pimpinan, seperti barang apa saja yang boleh masuk
kabin.
8)
Baggage
( Bagasi ) yaitu tentang ketentuan jumlah barang yang boleh dibawa ke kabin
pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan
oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan. Ketentuan umum batas
berat barang (baggage) yang tidak dikenai biaya, antara lain :
a) Economy class (kelas ekonomi) : 20kg
b) Business class (kelas bisnis) : 30kg
c) First class (kelas satu) : 40kg
9)
Cara
memperoleh penggantian ongkos perjalanan.
10)
Dokumen
atau materi apa saja yang perlu dipersiapkan.
2.
Persiapan
dokumen perjalanan bisnis
Dokumen perjalanan bisnis adalah
suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan bagi
pimpinan ketika melakukan perjalanan bisnis. Dokumen perjalanan bisnis dapat
dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu :
a. Dokumen internal
Dokumen internal adalah dokumen yang diterbitkan oleh
perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Dokumen internal meliputi :
1) Surat tugas
Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang di perusahaan dan diberikan kepada seorang (bawahan) untuk melakuka
pekerjaan tertentu.
2) Surat Perintah Perjalanan Dinas
(SPPD)
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) adalah surat yang
dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya
yang ditujukan kepada seorang (bawahan) untuk melaksanakan perjalanan dinas.
b. Dokumen eksternal
Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh
instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan bisnis, jenis-jenis dokumen
eksternal, antara lain :
1) Paspor (Passport)
Paspor (Passport) adalah identitas warga negara yang akan
melakukan perjalanan ke luar negeri. Paspor dapat digunakan berkali-kali
sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk exit permit. Masa
berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk perjalanan
kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, ssedangkan paspor
untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor
imigrasi setempat.
a.)
Dokumen-dokumen
yang diperlukan untuk membuat paspor, antara lain :
·
Kartu
Tanda Penduduk ( KTP )
·
Kartu
Keluarga ( KK )
·
Ijazah
pendidikan terakhir
·
Surat
keterangan ( SK ) Pengangkataan pegawai
·
Surat
Keterangan Catatan Kepolisian ( SKCK )
·
Akta
kelahiran
·
Surat
tugas dari instansi terkait
b.)
Pasppor
berisi data, antara lain :
·
Nomor
paspor
·
Nama
pemegang paspor
·
Jenis
kelamin
·
Kewarganegaaan
·
Tempat
dan tanggal lahir
·
Tanggal
dikeluarkannya paspor
·
Tanggal
masa berlaku paspor
·
Kantor
yang mengeluarkan paspor
·
Foto
diri pemegang paspor
·
Alamat
·
Lembar
untuk exit permit atau visa
c.)
Cara
mendapatkan paspor:
Anda mengajukan permohonan, mengisi
formulir, dan menyerahkan dokumen yang telah disebutkan diatas ke kantor
imigrasi setempat.
d.)
Macam-macam
paspor
Ada bermacam-macam paspor, antara
lain :
·
Paspor
Biasa (normal passport)
Paspor biasa adalah papor bersampul warna hijau. Paspor
jenis ini digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor
imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah
lima tahun.
·
Paspor
dinas
Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru. Paspor
jenis ini digunakan oleh pegawai atau pejabat pemerintah yang melaksanakan
tugas kenegaraan atau perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor ini
dilakukan di Kementerian Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa
berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau
lebih, ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
·
Paspor
diplomatic
Paspor diplomatik adalah paspor bersampul warna hitam.
Paspor ini digunakan oleh pejabat diplomati, seperti duta besar atau
pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatic dikeluarkan oleh
Kementerian Luar Negeri. Ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
·
Paspor
khusus
Paspor khhusus adalah paspor khusus untuk pejabat United
Nation (PBB ). Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah unuk
pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda unuk staf PBB.
e.)
Dokumen
yang setara dengan Paspor
Selain paspor, ada beberapa dokumen
perjalanan (Travel document) yang setara dengan paspor atau diakui sebagai
paspor, antara lain :
·
Sea
man book
Dokumen ini dipergunakan oleh para
pelaut selama melaut, dengan dilengkapi surat jaminan dari perusahaan
pelayaran.
·
Certificate
of Identity
Dokumen ini dipergunakan oleh para
pengungsi (stateless persons).
2) Visa
Visa adalah izin tinggal di suatu Negara untuk suatu periode
tertentu. Visa dikeluarkan oleh kedutaan besar atau oleh kantor perwakilan dari
Negara tujuan ( kantor konsulat ).
3) Surat keterangan fiscal
Fiscal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap
warga Negara Indonesia yang akan berangkat keluar negeri. Jadi, surat
keterangan fiscal adalah surat keterangan pembayaran pajak yang dikeluarkan
oleh Direktorat Jendral Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak yang akan
berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah.
4) Exit permit
Exit permit adalah bukti dari imigrasi setempat bahwa telah
memasuki atau meninggalkan Negara yang bersangkutan. Bentuk exit permit adalah
berupa lembar kertas yang sudah distempel oleh kantor imigrasi kemudian
ditempel atau dilampirkan pada paspor. Masa berlaku exit pemit adalah tiga
bulan atau sesuai visa.
5) Sertifikat kesehatan ( health
certificate / yellow card )
Sertifikat kesehatan adalah surat keterangan immunisasi
untuk vaksinasi penyakit tertentu. Surat keterangan ini dapat berubah
tergantung epidemic penyakit yang menyerang suatu Negara tertentu. Yellow Card
ini dapat diambil di rumah sakit yang mempunyai lisendi WHO.
6) Tiket transportasi
Tiket transportasi merupakan media pemindahan dari satu
tempat ke tempat yang lain. Sebelum memilih jenis alat transportasi yang akan
digunakan, diperlukan beberapa pertimbangan khusus, antara lain sebagai berikut
:
·
Apabila
tempat yang dituju dekat atau lama perjalanan kurang dari tiga jam dengan
kendaraan darat, sebaiknya tidak menggunakan pesawat terbang tetapi menggunakan
kendaraan kota, seperti bus atau kereta api.
·
Apabila
perjalaan darat lebih dari empat jam, sebaikn ya menggunakan pesawat terbang.
Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam pembelian tiket pesewat terbang, diantaranya :
a.)
Rute
dan jurusan pesawat terbang yang ditumpangi pimpinan.
b.)
Kelas
penerbangan
c.)
Status
penerbangan
d.)
Pengaturan
tempat duduk (seating arrangement), apakah :
o
Window
seat (tempat duduk dekat jendela)
o
Middle
seat (tempat duduk ditengah)
o
Front
row (tempat duduk dibaris depan)
e.)
Status
tiket
Ø Full farest/endorsable
Full farest merupakan tiket pesaawat yang tarifnya paling
mahal, karena dapat mengganti jadwal dan dapat mengganti pesawat (flight) ke
airlines (pesawat maskapai penerbangan) yang lain.
Ø Nonendorsable
Tarifnya lebih murahdaripada endorsable, dimana dapat mengganti
jadwal penerbangan tetapi tidak dapat mengganti pesaawat (flight) ke airlines
(perusahaan maskapai penerbangan) lain.
Ø Restricted
Tiket jenis ini tidak dapat mengganti jadwal penerbangan,
tidak dapat mengganti flight, baik dari air lines ( perusahaan penerbangan)
yang sama maupun airlines lain.
7) Voucher penginapan
Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan bisnis, sebaiknya
administrasi kantor atau sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel,
biasanya melalui biro perjalanan. Di dalam voucher sudah tercantum nama
pemesan, nama hotel, nomor kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar.
3.
Persiapan
transportasi dan akomondasi
Untuk kemudahan dan kelancaran selama pelaksanaan
perjalanan bisnis, diperlukan persiapan transportasi dan akomondasi (
penginapan ) yang matang, simak uraian berikut :
a.
Persiapan
transportasi
Dalam mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan, seorang
administrasi kantor atau sekretaris diharapkan mampu menyusun perencanaan jenis
transportasi yang akan dipakai, yang didasarkan pada prinsip efisiensi dan
efektifitas, namun tetap sesuai dengan keinginan pimpinan, baik menggunakan
transportasi darat, laut, ataupun udara.
b.
Jenis-jenis
akomondasi
Jenis-jenis akomondasi, antara lain :
1)
Hotel
Hotel yaitu penginapan yang dikelola secara komersial dan
memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan pemerintah, dengan menyediakan jasa
pelayanan makan, minum, dan jasa pelayanan lainnya.
Ø Jenis hotel menurut letak
bangunannya, diantaranya :
·
Resort
hotel : hotel yang berada di kawasann objek wisata
·
City
hotel : hotel yang dibangun di wilayah perkotaan, dimana para tamunya sebagian
besar melakukan kegiatan usaha atau bisnis di wilayah tersebut.
·
Airport
hotel : hotel yang dibangun dekat dengan bandara, tujuannya untuk mmudahkan
para tamu melakukan perjalanan dengan menggunakan pesawat terbang.
·
Urban
hotel : hotel yang dibangun di pedesaan, tujuannya agar para tamu dapat
menikmati suasana pedesaan.
·
Suburb
hotel : hotel yang dibangun di pinggir kota atau di kota satelit, dimana para
tamunya melakukan kegiatan rapat.
Ø Jenis hotel menurut lama waktu tamu
menginap, diantaranya :
·
Transit
hotel : hotel yang digunakan untuk menginap selama 1-2 hari
·
Resident
hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal
·
Semi
resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal sementara.
Ø Jenis hotel menurut penetapan tarif
kamar, diantaranya :
·
American
plan : hotel yang merencanakan harga kamar sudah termasuk biaya tiga kali
makan.
·
European
plan : hotel yang merencanakan harga kamar tidak termasuk biaya makan.
·
Modified
American plan : hotel yang menetapkan harga kamar termasuk biaya dua kali
makan.
·
Continental
plan : hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk makan pagi secara
continental.
·
Bermuda
plan : hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk makan pagi secara
American.
Ø Jenis hotel menurut jumlah tempat
tidur, diantaranya :
·
Single
bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur untuk satu orang
·
Double
bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur besar untuk dua orang.
·
Twin
bedroom : kamar hotel dengan dua tempat tidur untuk dua orang.
·
Family
bedroom : kamar hotel dengan dua atau
tiga kamar yang saling berhubungan, bisa dengan kamar mandi sendiri-sendiri
atau hanya satu kamar mandi untuk tiga kamar tidur
·
Triple
room : kamar yang dilengkapi dengan double beds dan satu single beds atau
bahkan dengan tiga single beds.
·
Solo
used : satu kamar double room atau twin room yang digunakan untuk satu orang.
·
Extra
used : satu tempat tidur yang dipakai untuk menambah tempat tidur disuatu kamar
hotel.
·
Baby
cot : tempat tidur mungil khusus disediakan untuk bayi, bagi tamu yang membawa
bayinya ke hotel.
Ø Jenis hotel menurut tingkatannya,
diantaranya :
·
Standard
room : kamar hotel dimana peralatan dan perlengkapan hotel terdapat dalam satu
ruangan.
·
Suite
room : kamar hotel yang memisahkan ruang tidur dan ruang tamu.
·
Presidential
suite room : kamar hotel yang terdiri dari dua kamar tidur, dan dilengkapi
dengan meja makan serta dapur kecil.
Ø Jenis hotel menurut jumlah kamar
hotel, diantaranya :
·
Small
hotel : jumlah kamar yang tersedia maksimal sebanyak 28 kamar
·
Medium
hotel : jumlah kamar yang disediakan antara 28-299 kamar
·
Large
hotel : jumlah kamar yang disediakan lebih dari 300 kamar.
2)
Motel
Motel yaitu penginapan yang dilengkapi dengan tempat parker
kendaraan yang terletak dekat kamar dan biasanya tertutup.
3)
Hostel
Hostel yaitu tempat penginapan murah, biasanya digunakan
oleh mahasiswa atau karyawan yang sedang melaksanakan pendidikan dan latihan (
diklat ). Didalam kamar hostel terdapat lebih dari enam tempat tidur.
4)
Losmen
Losmen yaitu rumah penginapan yang hanya menyewakan kamar,
dan tamu tidak mendapatkan fasilitas makan.
5)
Mansion
Mansion yaitu rumah besar yang disewakan.
6)
Mess
Mess yaitu penginapan yang biasanya dibangun oleh instansi
tertentu dengan biaya sewa yang relative murah.
7)
Bungalow
Bungalow yaitu penginapan yang berupa rumah-rumah kecil yang
digunakan untuk beristirahat di daerah wisata.
4.
Persiapan
daftar perjalanan bisnis (itinerary)
Daftar perjalanan bisnis
(itinerary) yaitu sebuah rencana kegiatan yang akan dilakukan selama perjalanan
bisnis, yang merupakan kombinasi antara daftar perjalanan dan janji temu atau
pertemuan.
Administrasi kantor atau sekretaris
harus membuat lembaran daftar perjalanan dalam rangkap empat, lembar pertama
(asli) diserahka kepada pimpinan, lembar kedua untuk wakil pimpinan,
lembar ketiga untuk menejer atau staf yang ditunjuk pimpinan, dan lembar yang
keempat untuk administrasi kantor atau sekretaris yang akan disimpan sebagai
arsip perusahaan.
a. Membuat daftar perjalanan bisnis
Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal sebagai berikut :
1)
Waktu
keberangkatan : hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
2)
Tempat
tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama Negara untuk perjalanan ke luar
negeri.
3)
Jangka
waktu perjalanan bisnis : jumlah hari/minggu/bulan.
4)
Jenis
transportasi yang digunakan.
5)
Tujuan
perjalanan bisnis.
6)
Kapan
selesai atau tiba kembali
b. Kegunaan daftar perjalanan bisnis
Daftar perjalanan sangat diperlukan oleh pimpinan ataupun
administrasi kantor atau sekretaris. Kegunaan daftar perjalanan bisnis, yaitu :
1)
Untuk
pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan bisnis.
2)
Untuk
wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lama menggantikan pimpinan.
3)
Untuk
administrasi kantor atau sekretaris sebagai pedoman dalam menangani
administrasi pimpinan selama pimpina tidak di tempat.
5.
Persiapan
biaya perjalanan bisnis
Persiapan biaya perjalanan bisnis
yaitu membuat rencana anggaran biaya secara rinci yang mencakup jumlah biaya
yang telah dikeluarkan perusahaan untuk kepentingan pembiayaan selama
perjalanan bisnis pimpinan.
a. Jenis-jenis pembiayaan perjalanan
bisnis pimpinan.
Jenis-jenis pembiayaan perjalanan bisnis pimpinan, antara
lain :
1)
Biaya
dokumen perjalanan, misalnya : biaya pengurusan paspor, biaya fiscal, dan
airportax, biaya exit permit, dan biaya health certivicate.
2)
Biaya
transportasi, meliputi : biaya transport pulang pergi, dan biaya transport
local selama dalam perjalanan bisnis.
3)
Biaya
akomondasi.
4)
Biaya
acarakontribusi pembiayaan penyelenggaraan acara, misalnya : biaya seminar,
biaya pelatihan.
5)
Biaya
meals entertainment yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi
6)
Biaya
konsumsi.
7)
Biaya
lunsum atau perdien yaitu biaya pengganti selama bekerja diluar perusahaan.
b. Macam-macam alat pembayaran
Selama biaya perjalanan bisnis pimpinan,administrasi kantor
atau sekretaris harus menyipkan beberapa alat pembayaran yang dipakai, antara
lain :
1.)
Uang
tunai
Uang tunai adalah sesuatu yang diterima secara umum sebagai
alat tukar dan alat bayar.
2.)
Travelers
Funds (uang dalam bentuk lain)
Travelers funds merupakan uang dalam bentuk lain yang
berguna untuk menjamin keamanan perjalanan pimpinan selama perjalanan bisnis.
Travelers funds dapat diperoleh di Bank dan bisasanya memilliki wujud sebagai
berikut:
o
Travelers
cheque yaitu jenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda, dengan jumlah
nominal yang relative kecil.
o
Letter
of credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana
dalam jumlah yang besar selama dalam perjalanan, biasa digunakan untuk
pembayaran bisnis dalam jumlah besar.
o
Credit
card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank, di mana bank
penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada konsumennya. Dapat
digunakan untuk pembayaran kredit ataupun ketika memerlukan uang tunai.